Conceptos y vocabulario
Toda la guía usa el vocabulario siguiente. Las palabras se muestran en minúsculas en la interfaz, pero aquí se definen en cursiva.
flowchart TB
P["Punto<br/>una identidad: título · descripción · responsable"]
P --> PA["Participación en la reunión A<br/>notas de discusión + resultado"]
P --> PB["Participación en la reunión B<br/>notas y resultado nuevos"]
PB --> F["Seguimiento<br/>persona asignada"]
Objetos básicos
Reunión
Un evento concreto con fecha, duración, asistentes y orden del día. Sigue un ciclo de vida (ver Estados). Cada reunión pertenece a una compañía y, opcionalmente, a una serie.
Serie
Plantilla de reunión recurrente: quién coordina, asistentes habituales, duración, zona horaria, patrón de nombre y — sobre todo — sus políticas (cómo continúan los puntos, si se registra el tiempo, cuándo se pueden añadir puntos, reglas de seguimiento). Los valores de la serie se copian en cada reunión nueva: cambiar la serie después nunca reescribe las reuniones existentes.
Punto
Un asunto con identidad propia que puede tratarse en varias reuniones. El
punto guarda la información durable: título, descripción, ponente, prioridad,
plazo, vínculos con otros puntos. Mantiene su propio estado (abierto,
tratado, cerrado, propuesto…) que sobrevive entre reuniones.
Participación (punto del orden del día)
Una aparición de un punto en una reunión concreta. La participación guarda lo que ocurrió aquel día: sus notas de discusión, su resultado, el tiempo dedicado. Cuando esta guía dice “un punto en la agenda” se refiere a una participación.
Acuerdo
Una decisión documentada producida en una reunión. En los puntos decisorios el acuerdo lleva el resultado aprobado/rechazado. Los acuerdos tienen cuerpo en texto enriquecido y pueden retirarse durante la reunión en vivo.
Discrepancias y reservas
Una objeción o reserva registrada, con un motivo del catálogo, la persona que la expresa y una marca para incluirla en el acta o mantenerla interna.
Seguimiento
El registro durable de “quién tiene que hacer qué”: responsables, plazo y un mecanismo de ejecución — una actividad de Odoo, un TODO nativo o (con el módulo Project) una tarea de proyecto. Los seguimientos nacen de puntos y conservan la trazabilidad con su origen.
Acta
El registro escrito de la reunión. Durante la reunión la construye la pantalla en vivo; al pasar la reunión a Celebrada se formaliza, y un aprobador la congela en una revisión inmutable (con PDF).
Arrastre
Incluir un punto ya existente en una reunión posterior para continuar su tratamiento o revisar su seguimiento. Los arrastres pueden proponerse automáticamente por la política de la serie o solicitarse manualmente.
Estados de la reunión
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | En preparación. Se pueden añadir puntos (según la política de la serie). |
| Programada | Fecha confirmada. Aparece en calendarios. |
| En curso (visual) | La reunión programada ha comenzado de verdad. No es un estado almacenado: la insignia y la pantalla en vivo lo reflejan. |
| Celebrada | La reunión tuvo lugar; toca redactar el acta formal. |
| Acta en borrador | El acta se está escribiendo/ajustando antes de aprobar. |
| Aprobada | El acta está congelada. El contenido pasa a solo lectura; cambiarlo exige una nueva revisión por enmienda. |
| Cancelada | La reunión no se celebrará. |
Nota: con el seguimiento de tiempo desactivado (ver políticas de serie) no hay paso “Iniciar reunión”: una reunión programada va directa a Finalizar, y la pantalla en vivo es editable desde el principio.
Resultados de un punto
Cada participación termina con un resultado:
| Resultado | Origen |
|---|---|
| Tratado | Puntos informativos/de discusión cubiertos. |
| Acuerdo (aprobado / rechazado) | Puntos decisorios con acuerdo registrado. |
| Pospuesto | No tratado; opcionalmente movido a otra reunión (arrastre). |
| Cerrado (resuelto) | Puntos de discusión/TODO finalizados. |
| Se revisará en la próxima reunión | Marca explícita, típica de seguimientos. |
Dos puntos especiales
Las series pueden añadir automáticamente dos puntos estructurales a cada reunión:
- Aprobación del acta (primer punto): lista las reuniones anteriores con el acta pendiente de aprobar. Reserva 5 minutos por acta pendiente.
- Próxima reunión (último punto): propone la siguiente fecha con la regla de la serie (día de la semana, día del mes o cada N días). Reserva 5 minutos.