Preparar una reunión (editor)

Dos puntos de entrada: el asistente Nueva reunión (guiado) o abrir una serie y pulsar Nueva reunión allí (el mismo asistente, con la serie preseleccionada).

El asistente guiado

El asistente recorre seis pasos; puedes avanzar y retroceder libremente, y tus cambios se conservan al cambiar de serie. Al elegir una serie, sus valores se aplican automáticamente; no hay que confirmarlos con otro botón.

1. Serie — elige una o déjala vacía para una reunión independiente. Al elegir una serie se aplican sus sugerencias; si cambias de serie, se actualizan sin perder tus ediciones.
2. Cuándo — fecha/hora de inicio, título (pre-rellenado con el patrón {date} {series}) y duración aproximada. Los iconos señalan el inicio y la duración. Esta última se expresa en horas:minutos (1:00 es una hora); la hora de fin se calcula.
3. Personas — asistentes (pre-rellenados desde la serie).
4. Puntos que continúan — si la política de arrastre es Revisión, aparecen aquí los puntos de reuniones anteriores y, cuando están disponibles, su origen y motivo. Usa el visto verde para Aceptar e incluir un punto, el reloj ámbar para Posponerlo o la cruz roja para Descartarlo. Se muestran el tipo, la prioridad y los minutos estimados cuando están disponibles. Con política Automática, los puntos sin terminar ya vienen incluidos.
5. Agenda — añade puntos ahora (o después). La estimación de minutos seleccionados incluye los puntos que añadas y los que hayas aceptado de reuniones anteriores. Todavía no incluye los puntos estructurales que la serie pueda añadir automáticamente.
6. Revisión — comprueba los datos y la agenda. Los puntos que continúan muestran el título y, debajo, la decisión y otros datos, además de su tiempo total estimado. El resumen de agenda incluye los puntos automáticos cuando la serie los genera; Crear reunión termina.

Consejo: el asistente copia los valores de la serie; no los enlaza. Cambiar la serie después no reescribe la reunión.

En el paso de arrastres, cada punto anterior tiene iconos de decisión directos. La revisión final separa los minutos arrastrados de los de la agenda de esta reunión, incluidos los puntos estructurales que se añaden automáticamente.

Si la agenda supera la duración prevista, la revisión muestra un aviso con los minutos de exceso. El cálculo incluye los puntos aceptados de reuniones anteriores y los puntos automáticos. Vuelve a Cuándo para ampliar la duración o ajusta los puntos incluidos. El aviso desaparece cuando la agenda cabe en el tiempo previsto.

Leer una reunión (itinerario lector)

Los lectores abren las reuniones desde Meetings → Reuniones (o el calendario). Ven la agenda con resultados, notas de discusión, discrepancias publicadas, acuerdos, seguimientos y — una vez aprobada — el acta con botón de PDF en la pestaña Revisiones aprobadas. Todo en solo lectura.

Añadir puntos

En el formulario de la reunión, Añadir punto abre un diálogo centrado:

• Título — una línea clara: es lo que leerán los asistentes.
• Tipo de punto — las tarjetas explican el comportamiento de cada tipo. El tipo elegido se compacta; vuelve a pulsarlo para mostrar las opciones y sus explicaciones (ver catálogos).
• Descripción — texto enriquecido: contexto, enlaces, documentos.
• Responsable — elige cerca de la parte superior quién presentará el punto. Debajo de la planificación puedes relacionar otros puntos.
• Más opciones — pulsa cualquier parte de la fila para reutilizar un punto o ajustar las reglas de seguimiento. Al reutilizarlo se conservan el título, la descripción y el tipo; aquí puedes cambiar quién es responsable. Quitar el punto seleccionado permite volver a crear uno nuevo.

La planificación permite elegir prioridad, plazo y minutos estimados. Estos últimos vienen pre-rellenados con el valor de la serie o, si usa el valor predeterminado, con el de la compañía. Añadir y continuar encadena varios puntos rápido.

Nota: la disponibilidad de Añadir punto depende del estado de la reunión y de la política de añadir puntos de su serie — desaparece al vencer el plazo y el servidor también lo impide.

En el formulario de la reunión aparece un aviso cuando la suma de estimaciones de la agenda supera la duración prevista. Ajusta allí la duración o los puntos.

Programación y cambios de serie

• Programar confirma la reunión (exige fecha de inicio) y publica el evento de calendario.
• La serie puede cambiarse mientras la reunión esté en borrador o programada y no haya comenzado la ejecución en vivo. Los puntos compartidos con otras reuniones limitan el cambio.
• Cancelar está disponible en borrador/programada.

Pestaña Acceso

Los editores pueden conceder acceso de lector/editor en las reuniones que organizan; los gestores también pueden cambiar organizador, secretaría y acceso de cualquier reunión.

Siguiente: celebrarla → Reunión en vivo.